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GDE – Gestión Documental Electrónica

Es una plataforma informática que permite la gestión digital de todos los trámites de la administración del Municipio. Los objetivos que persigue la implementación son despapelizar el procedimiento administrativo, eficientizar la gestión administrativa y facilitar la generación electrónica, registro y archivo de la documentación. Consta de diferentes módulos de formación, de acuerdo a las instancias de intervención: Escritorio Único; Comunicaciones Oficiales; y Generador Electrónico de Documentos Oficiales.

GDE está integrado por varios módulos:

  • Escritorio Único (EU): permite navegar por todos los módulos que integran el sistema.
  • Comunicaciones Oficiales (CCOO): permite la generación, registro y archivo de documentos comunicables.
  • Generador Electrónico de Documentos Oficiales (GEDO): permite generar, registrar y archivar todos los documentos oficiales electrónicos.
  • Expediente Electrónico (EE): permite la caratulación, vinculación de documentos, pases y consultas de expedientes electrónicos.
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Manuales de Curso

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Video Tutoriales

ESCRITORIO UNICO



COMUNICACIONES OFICIALES







GEDO

PREGUNTAS FRECUENTES POR TEMAS

1. Introducción

¿Cómo gestiono mi usuario GDE?

Los usuarios fueron cargados en forma inicial a través del relevamiento que se realizó durante el mes de julio del 2018. Si no se te asignó como usuario del GDE y lo necesitas para realizar tu trabajo, tu superior jerárquico debe solicitarlo por Comunicación Oficial al Administrador Local del Sistema (ALS) (Comunicación oficial con destinatario ELOPEZ) y en el caso de que todavía tu superior jerárquico no sea usuario del GDE, realizarlo en nota papel a la Estela López de la Dirección de Gestión Informática (Tercer piso del Palacio Municipal)

Mi contraseña no entra, perdí mi nombre de usuario o contraseña

En el caso de olvidar tu usuario o contraseña, tendrás que contactarte al 4660-900 interno 1310 o 1510.

¿Tiene la firma digital la misma validez que el sello y la firma ológrafa, es decir de puño y letra?

Si, ambas tienen la misma validez.

¿Cualquiera puede acceder a los documentos que se firman?

Siempre y cuando el documento no tenga carácter de RESERVADO, Si. Pero solo dentro del entorno de Malvinas Argentinas. La información es abierta y de carácter público, siempre y cuando se cuente con el código completo de la documentación requerida. Es importante conocer con precisión dicha información, ya que los motores de búsqueda del sistema requieren todos los campos para funcionar.

¿Si cometo un error, puedo apretar la flecha ubicada en el margen superior izquierdo o “ir hacia atrás” en el navegador?

Si se hace uso o clic en esa flecha se perderá toda la información con la cual se venía trabajando hasta el momento. Existe en cada caso, siempre la posibilidad de apretar el botón de CANCELAR, pero con idénticas consecuencias.
Si se quiere conservar el trabajo pero corregir algún aspecto de éste, se deberá seleccionar el botón ENVIAR A REVISAR y designarse como usuario revisor para volver a ver el documento y corregirlo.

¿Puedo acceder al sistema desde mi domicilio?

Si.

¿Qué sucede con la información si se cae el servidor o tenemos problemas de conexión?

Si esto sucede, generalmente en casos de mantenimiento o reparación del sistema, perderemos los últimos cambios no guardados por nosotros. El sistema no permite recuperar aquellas acciones que no fueron previamente realizadas si no las guardamos.

¿Cómo funcionan los códigos que le otorga el sistema a los documentos generados?

Los documentos cuentan con una secuenciación única e irrepetible de carácter oficial. La misma nos facilitará la identificación y búsqueda de los documentos a través del sistema.
La secuenciación de la documentación se asigna automáticamente al generar cada documento o expediente y cuenta con cinco partes que la constituyen tal y como se puede ver en el siguiente ejemplo: NO 2018 000089 MUNIMAR DGAD#SGMI
La primera parte nos permite conocer el tipo de documento y se constituye por una sigla. En el caso del ejemplo “NO” es la abreviación de “NOTA”.
Luego podemos ver el año en que fue firmado dicho documento. En este caso, el año 2018. En el caso de expedientes corresponde a la fecha de caratulación.
A continuación vemos un número secuencial que sigue un orden ascendente independiente al organismo que genere la documentación o expediente, que es único para todos los tipos de documentos y que se renueva anualmente. Por ejemplo, en el año 2019 comenzará nuevamente con el número 00000001 para el primer documento firmado ese mismo año.
La sigla que le sigue al número secuencial, representa el entorno del GDE en donde se origina y se aloja el documento, que en el caso de Malvinas Argentinas corresponde al acrónimo MUNIMAR.
El código del documento finaliza con la repartición que firmó la documentación. La última sigla hace mención a la repartición que firmó finalmente el documento. En el ejemplo se ve separado por el símbolo numeral, el acrónimo de Dirección General de Administración (DGAD) y la jurisdicción a la que pertenece, que en el caso corresponde a la Secretaría de Gobierno y Monitoreo Institucional (SGMI)
En caso de ser un EE (expediente electrónico) hará mención a la repartición encargada de la caratulación del mismo.

¿Cómo debo hacer para descargar los Drivers necesarios para el Token USB?

Para poder instalar los Drivers del Token USB, hay que ingresar a la página de Firma Digital, y dependiendo de la infraestructura del sistema operativo de la PC, tendré que descargar los correspondientes, ya sea Windows x32 (equivalente a x86) o Windows x64.
Una vez que selecciono el indicado, me descargará un archivo con extensión .zip o .rar, el cual debo descomprimir. Luego debo posicionar el mouse sobre el ícono que representa el instalador del Software, hacer clic derecho y “ejecutar como administrador”.

¿Cuál es la diferencia entre Repartición y Sector?

El concepto de Repartición no es sinónimo de organismo sino que engloba a las dependencias que cuenten con rango de Dirección, Dirección General, Subsecretaría o Secretaría e incluso Intendente.
En algunos casos un departamento o una subdirección también puede ser una repartición.
Estamos acostumbrados a visualizar la estructura de la administración pública verticalmente, donde cada área funcional administrativa se va subdividiendo progresivamente en nuevas áreas, que se especializan en determinada función y que se mantienen subordinadas a la instancia inmediata superior.
En cambio, dentro de GDE este esquema se entiende de forma horizontal, en donde una Secretaría, una Subsecretaría, una Dirección General y una Dirección se encuentran en el mismo orden jerárquico, y hacía abajo sólo encontraremos sectores.
Los sectores tampoco deben encontrarse en el organigrama y responden a las necesidades funcionales de la repartición.
Las Reparticiones, las crea la Administración Central de GDE, y sus sectores los crea el Administrador Local (Dirección de Gestión informática).
Cuando se origina una Repartición, por defecto se crea un Sector llamado "Privada (PVD)". Si es necesario crear más sectores para organizar el trabajo interno de la Repartición, los tendrá que hacer la Administración local por pedido de una comunicación oficial del titular de la repartición con destinatario ELOPEZ

¿Cómo validar una Firma Digital con Token en Adobe Reader?

En primer lugar, se debe abrir el Adobe Reader e ingresar dentro del menú superior, a la opción “Edición” y dentro de ello a “Preferencias”. Luego se tiene que hacer click en “Firmas”, y, por último, en el botón “Más” dentro de “Verificación”.
Dentro de las opciones de “Verificación” se encuentra la opción “Integración de Windows”, y se deben tildar los dos casilleros que hay disponibles “Validando firmas” y “Validando documentos certificados”. Para finalizar, se tiene que hacer click en “Aceptar”.

¿Necesito algún permiso para firmar con Token?

En Malvinas todavía no se ha designado a qué funcionarios se les hará entrega del Token. Sin embargo el dispositivo estará reservado para aquellos que suscriban Actos administrativos (Decretos, Resoluciones y Disposiciones) o que deban suscribir documentación especial hacia terceros (Planos y Certificados)

Escritorio único

¿Cómo configuro los visualizadores de mis buzones de tareas pendientes?

Desde el Escritorio Único en la solapa de “Datos Personales”, tengo la posibilidad de compartir mi buzón de tareas pendientes con otros usuarios. Para ello debo hacer click en el botón “Compartir mi buzón” y agregar el nombre de usuario al que le quiero permitir la visualización de mis tareas pendientes. A la persona que cargue en dicha solapa, le llegará una solicitud con mi petición y tendrán la posibilidad de aceptarla o rechazarla. Este usuario podrá visualizar exclusivamente el listado de mis tareas pendientes, sin tener la posibilidad de reasignarlas o eliminarlas.
Luego voy a poder ver en la subsolapa “Configuración visualizadores de mis buzones”, los usuarios que tengan acceso a mi buzón. En caso de querer agregar más usuarios podré hacerlo desde el botón “Alta Visualizador”. Por otra parte, de no seguir deseando que un usuario siga teniendo acceso a dicha información, desde la columna “Acción” puedo eliminarlos.
Los usuarios que tengan el permiso para la visualización de los buzones de tareas de otros usuarios, podrán acceder desde la solapa “Inicio” del Escritorio Único, subsolapa “Configuración de buzones”, haciendo click en la lupa de cada uno de los módulos.

¿Qué sucede con mis tareas pendientes si yo me ausento del trabajo por vacaciones o un periodo de enfermedad?

En caso de licencias programadas, se recomienda utilizar la opción "Gestión período de licencia" (ubicada en Datos Personales del Escritorio único) y seleccionar a un usuario apoderado. Si no fuera posible, de todos modos nuestro superior jerárquico tendrá acceso a nuestra cuenta y podrá reasignar las tareas asignadas a otra persona, o bien a sí mismo para continuarlas y no interrumpir el proceso de tramitación requerido por la documentación.

¿Si cometo un error, puedo apretar la flecha ubicada en el margen superior izquierdo o “ir hacia atrás” en el navegador?

Si se hace uso o clic en esa flecha se perderá toda la información con la cual se venía trabajando hasta el momento. Existe en cada caso, siempre la posibilidad de apretar el botón de CANCELAR, pero con idénticas consecuencias.
Si se quiere conservar el trabajo pero corregir algún aspecto de éste, se deberá seleccionar el botón ENVIAR A REVISAR y designarse como usuario revisor para volver a ver el documento y corregirlo.

Comunicaciones Oficiales

¿Los documentos oficiales que se generan en el módulo CCOO siempre deben tener un destinatario?

Sí, una comunicación oficial siempre tiene un destinatario, ya que es un documento comunicable. Estamos hablando de las Notas y los Memos. En cambio, los demás documentos generados en GEDO no tienen destinatario, y quedan archivados directamente en el RUDO.

¿Queda registro del contenido de los cambios de un documento antes que sea oficial?

Sí queda registro desde que se inicia el documento, se registra usuario, actividad, fecha y hora.

¿Cómo busco los documentos que yo realicé sino guardé el número de registro?

En la pestaña consulta, tengo la opción de seleccionar “Documentos firmados por mí” y puedo buscar por fecha desde/hasta.

¿Cómo le envío un documento a un agente externo que no tiene usuario?

Si se trata de un documento comunicable, por ejemplo notas o memos, deberá cargar al destinatario externo en dicho botón, informando el nombre y domicilio del destinatario. En el caso de que se trate de un usuario no dado de alta en GDE se informará el nombre del agente y como destino el nombre de la repartición. Una vez firmado, el sistema enviará automáticamente a la Mesa de entradas para su impresión y su posterior envío por el método tradicional.

¿Puedo ausentarme de mi PC mientras confecciono un documento y luego volver para seguir trabajando?

Si, aunque no es recomendable ya que expone su responsabilidad por cualquier uso indebido de su usuario y contraseña abierto. Igual se debe tener en cuenta que la sesión ingresada permanece abierta durante 30 minutos en período de inactividad. Luego de ese lapso se cerrará automáticamente la misma perdiendo toda la información que no se haya guardado con anterioridad.
Ya que el sistema no tiene un botón u opción formal para guardar, es recomendable utilizar la opción “enviar a revisar” a nosotros mismos, de esa manera la tarea continuará en el buzón de tareas pudiendo reanudar su redacción cuando se desee.

¿Cuál es la diferencia entre archivo embebido y archivo de trabajo?

El archivo embebido constituye un documento oficial que forma parte de la actuación (nota o memo) el cual conserva su extensión original. Su incorporación genera responsabilidad del firmante como si fuera una copia fiel.
El archivo de trabajo no es un documento oficial sino que es información adicional que queda por fuera de la actuación. Es este caso al abrir la comunicación oficial el mismo aparecerá como un archivo aparte sin posibilidad de modificación.

¿Cómo se visualizan los archivos embebidos de un documento oficial?

Para visualizar los documentos que fueron incorporados como archivos embebidos, se debe descargar el documento oficial en la computadora. Luego, se debe ir a la carpeta donde se ha descargado el documento, abrirlo a través del Adobe Acrobat Reader y hacer clic en clip que se encuentra en el margen izquierdo. Realizando esta operación se desplegará un apartado de “Archivos Adjuntos”, donde se podrán descargar y visualizar los archivos embebidos en el mismo formato en el que se subió al sistema GDE.
Si por el contrario, el documento se abre directamente y se visualiza el documento oficial desde una ventana del explorador de internet, no se podrá tener acceso a los archivos embebidos. Por esta razón si se desea visualizarlos, se debe acceder siempre desde la carpeta “Descargas” de la computadora.

¿Tengo la posibilidad de adjuntar un archivo de carácter oficial en papel a las CCOO?

Existe la posibilidad de adjuntar un documento previamente escaneado que quedara vinculado al comunicado (nota o memo). Para ello deberemos cargar el documento como archivo embebido. Hecho esto deberá proceder a firmarlo uno mismo para oficializar el documento.

¿La solapa Sector Mesa cómo funciona?

Esta solapa sólo le aparecerá a los usuarios de GDE que pertenezcan al sector de Mesa de Entrada de la repartición. En el “Sector Mesa” figurarán las comunicaciones generadas como “Nota Externa”, dirigidas a organismos o personas externas a la Administración Pública, y que no se encuentren registrados como usuarios de GDE. Los agentes que pertenezcan a este sector, deberán imprimir las “Notas Externas” y enviarlas por correo postal al domicilio indicado o remitirlas en mano a la repartición cuyo usuario todavía no ingresó en el GDE

¿Por qué un “Archivo de Trabajo” no puede ser firmado?

El archivo de trabajo funciona sólo como un complemento informativo o aclaratorio del documento oficial, y no tiene validez jurídica, por lo cual no requiere firma.

¿Cómo me notifico del número GDE de una comunicación oficial iniciada por mí y firmada por otro usuario?

Para que me pueda notificar del número GDE, debo tildar la opción “Quiero recibir un aviso cuando el documento se firme”. O si estamos hablando de una Comunicación Oficial (Nota o Memo), debo asignarme como destinatario oculto para recibir una notificación en mi Bandeja de Comunicaciones Oficiales.

¿Para qué sirve el cuadro de mensaje en la ventana de DESTINATARIO?

Cuando una comunicación oficial se envía a un destinatario, se dispara un correo electrónico a éste, avisando que recibió una comunicación oficial y lo que usted escriba en ese cuadro de mensaje, aparecerá en el correo que reciba su destinatario, haciendo comprensible la razón de la comunicación.

MESA DE AYUDA

La función de nuestra Mesa de Ayuda es asistir a los usuarios de GDE, para que se resuelvan y/o canalicen sus necesidades, dudas o consultas con respecto al uso de la plataforma.
Somos un equipo de trabajo y soporte técnico que tiene como objetivo principal brindarles a los usuarios una atención de calidad de manera eficiente.
Pueden contactarse con nosotros por los telefonos otorgados o al siguiente mail.
Nuestro horario de atención es de LUNES A VIERNES, de 8 a 14 horas. Estamos a su disposición.

Puede contactarnos por...

Telefonos: 4660-6900 Int. 1434 Int. 1209 Int. 1266

mesadeayuda@malvinasargentinas.gob.ar

DIRECCION DE GESTION INFORMATIZADA

Palacio municipal 3er piso –sector verde

Horario de 9.hs a 18 hs.

LIC. ESTELA LOPEZ

4660-9000 int. 1500

elopez@malvinasagentinas.gob.ar

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